Privacyverklaring Mondzorg op Maat

Privacyverklaring

1. Algemene overwegingen

Mondzorg op Maat hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacy beleid willen we u informeren over hoe binnen de praktijk wordt omgegaan met uw persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Mondzorg op Maat handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

• persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
• alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacy verklaring.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij u ons dat verzoekt, u ons daarvoor machtigt of dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt (bijv: factoringmaatschappij), dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
• op de hoogte zijn van de rechten van patiënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst/behandelrelatie en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.
  

Mondzorg op Maat is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten. Mevrouw X.G. Wever is belast met het privacybeleid en is uw contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Gegevens contactpersoon
Naam : mevrouw A. van den Bos
Praktijkadres : Nieuwe Haven 83a
Postcode : 3116 AB
Plaats : Schiedam
Emailadres : info@mondzorg-op-maat.nl
Telefoonnummer : 010 427 00 14

2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Mondzorg op Maat verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aangaan van behandelovereenkomst/-relatie met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
• Het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
• Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.

Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken

In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst  niet worden uitgevoerd.

Indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BS-nummer en medische (patiënt)gegevens niet wordt verleend kan het behandeltraject niet tot stand komen en kunnen patiënten niet als patiënt worden ingeschreven in de praktijk.

Het BS-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten
Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Mondzorg op Maat alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Mondzorg op Maat verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij u ons dat verzoekt en daartoe expliciet machtigt of dit op grond van de wet verplicht en noodzakelijk is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek).

4. Bewaartermijn

Mondzorg op Maat bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (Wgbo) nog gedurende 15 jaar. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier. Mondzorg op Maat vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patiënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).

Andere persoonsgegevens, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven, worden bewaard gedurende uw inschrijving als patiënt in de praktijk.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

Mondzorg op Maat heeft de passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

• Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd personeel. Alle medewerkers zijn gebonden aan een gedragscode welke onderdeel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst.
• Onze systemen zijn beveiligd om ervoor te zorgen dat onbevoegde partijen geen toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden door ons op een passende wijze beveiligd tegen diefstal, verlies of ander onrechtmatig gebruik dat van deze gegevens zou kunnen worden gemaakt.
• Mondzorg op Maat werkt met een patiënten softwaresysteem van een gerenommeerde leverancier. Aangezien incidenteel de mogelijkheid bestaat dat de IT-leveranciers toegang heeft (uitsluitend onder strikte toestemming door ons) tot het softwaresysteem, heeft Mondzorg op Maat met de betrokken partij een ‘verwerkersovereenkomst’ afgesloten waarmee deze partij zich eraan expliciet committeert om de gegevens vertrouwelijk te behandelen.
• Mondzorg op Maat maakt gebruik van de diensten van een netwerkbeheerder. Met deze beheerder heeft de praktijk reeds zeer lang een goede relatie. In sommige gevallen kan het nodig zijn om de netwerkbeheerder in te schakelen en hem toegang te verlenen tot het netwerk. Met de betrokken netwerkbeheerder heeft de praktijk een verwerkersovereenkomst gesloten.
• De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
• Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
• Medewerkers hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek.
• Uitwisseling van informatie, communicatie tussen zorgcollega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en de praktijk is beveiligd.
• Mondzorg op Maat werkt conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
• Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
• Medewerkers van Mondzorg op Maat hebben kennis van de rechten van de patiënt
  

6. Rechten van u als patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw patiëntendossier. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en in beginsel recht op vernietiging van het patiëntendossier.

Mondzorg op Maat vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patiënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).

Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als patiënt niet kan worden gegarandeerd. Voor het vernietigen van uw dossier dient u hiertoe een schriftelijk verzoek in te dienen en uzelf te legitimeren.

U hebt tevens het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. U dient dit schriftelijk in te dienen en wij vragen u om uzelf te legitimeren.

7. Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met mevrouw A. van den Bos.